Qu’est-ce qu’un groupe de sonneries (ou un groupe d’appel) ? Un groupe de sonneries est une fonction VOIP qui vous permet de rediriger simultanément et automatiquement les appels entrants vers différents départements ou extensions au sein de votre entreprise. Un groupe d’appel peut être configuré pour un numéro de téléphone ou une option spécifique de votre réception automatisée. Par exemple, vous pouvez configurer un groupe de sonneries pour votre département des ventes, et lorsque vous recevez un appel, tous les postes téléphoniques des employés de ce groupe sonneront simultanément jusqu’à ce que l’un d’entre eux réponde à l’appel.

La fonction de groupe de sonneries est gratuite avec le système téléphonique AgileIP.

Types de groupes de sonneries :

Sonnerie IP simultanée – La sonnerie simultanée fera sonner tous les membres du groupe de sonnerie simultanément jusqu’à ce que quelqu’un réponde. Cette configuration est mieux adaptée pour les équipes de vente où tous les membres de l’équipe doivent prendre un nombre égal d’appels et il faut éviter à tout prix qu’un appel tombe dans la messagerie vocale.
Sonnerie IP séquentielle – La sonnerie séquentielle fait sonner tous les membres du groupe dans un ordre précis jusqu’à ce que l’appel soit pris. Un groupe de sonneries séquentielles convient bien aux scénarios où une personne doit prendre tous les appels par défaut, mais où, en cas de volume élevé d’appels, vous souhaitez qu’une deuxième, voire une troisième personne, soit disponible pour aider. Une réceptionniste est un bon cas d’utilisation pour cette fonction. La réceptionniste peut également placer son téléphone IP en mode « Ne pas déranger » pour transférer instantanément les appels au personnel de réserve ou à la réceptionniste virtuelle. Le groupe de sonneries peut également être configuré pour appeler automatiquement la personne suivante dans la liste de priorité si la réceptionniste est au téléphone.
Modèle de groupe de sonneries IP cyclique (également connu sous le nom de round robin). Dans ce cas, si vous avez 3 personnes dans un groupe d’appel, le premier appel ira à la première personne et le deuxième appel à la deuxième personne, etc. De cette manière, la charge de travail peut être partagée équitablement sans faire sonner tous les téléphones simultanément pour chaque appel. Il est également possible de configurer le nombre de fois que l’appel sonne avant d’être transféré vers la messagerie vocale. Un modèle cyclique contribue à une distribution égale des appels et peut être utile avec un volume d’appels plus élevé.

Il existe plusieurs façons de déployer des groupes d’appel :

Via une réception automatique – Déployez un groupe de sonneries via une réception automatique pour diriger les appelants vers les services de leur choix. Le groupe de sonneries peut se déclencher lorsqu’un appelant sélectionne l’option de joindre l’un de ces groupes : support client, ventes, comptabilité, etc. Les employés (utilisateurs) peuvent être membres de plusieurs groupes de sonneries.
Via le transfert d’extension – Créez des extensions qui feront sonner un groupe de téléphones, de sorte que le transfert vers cette extension fera sonner certains téléphones ce qui vous permet de transférer un appel à plusieurs personnes simultanément.

Exemples d’application de la fonction de groupe de sonneries pour améliorer votre flux d’appels :

Groupes de sonneries personnalisables. Créez des flux d’appels uniques qui acheminent les appels vers un membre de l’équipe ou un service particulier.
Créez des niveaux d’appel dans les groupes de sonneries. Choisissez si vous voulez que les téléphones de chaque groupe de sonneries sonnent simultanément ou un par un. Les groupes de sonneries avec niveaux peuvent contenir plusieurs destinations, telles que des membres de l’équipe, des services ou des menus d’accueil.
Créez des horaires de groupes de sonneries personnalisés. Créez des horaires d’ouverture et de fermeture personnalisés par jour de la semaine ou par dates calendaires spécifiées. Définissez à l’avance le calendrier des vacances et des activités connexes pour l’année et mettez rapidement à jour les heures d’ouverture pour les fermetures de bureau.
Utilisez le menu d’accueil et les files d’attente d’appels dans les groupes de sonneries. Utilisez les files d’attente avec vos groupes de sonneries pour mettre les appelants en attente jusqu’à ce que le prochain agent disponible puisse les aider. Configurez des menus d’accueil qui passent par les groupes de sonneries pour distribuer efficacement les appels entrants. Les options précédentes se traduiront par un flux d’appels globalement plus fluide.

Quels sont les avantages des groupes de sonneries pour votre entreprise ?

·Réduisez le temps d’attente des clients. Les groupes d’appel peuvent aider les employés de votre entreprise à être plus efficaces et à réduire le temps d’attente des clients. Les groupes d’appels accélèrent le service à la clientèle et la vitesse à laquelle les problèmes sont résolus.
Attribuez n’importe quel numéro. Différents types de numéros peuvent être attribués aux groupes d’appel. Il peut s’agir d’un numéro virtuel, d’un numéro gratuit, du numéro principal de l’entreprise ou de tout autre numéro de notre système.
Accessibilité. Améliorez l’accessibilité globale en acheminant automatiquement les appels vers les employés disponibles sans aucune intervention de l’appelant ou d’un réceptionniste.