LE SYSTÈME DE RÉCEPTION AUTOMATISÉ D’AGILEIP

Le système de réception automatique, plus communément appelé réceptionniste numérique/automatique ou préposé automatisé, décrit une des fonctionnalités d’un système téléphonique (PBX) par laquelle un système de menu vocal aide l’appelant à contacter l’extension ou le service voulu sans avoir à parler avec un opérateur téléphonique humain ou un(e) réceptionniste.

Le système de réception automatique

FONCTIONNALITÉS D’UN SYSTÈME DE RÉCEPTION AUTOMATISÉ

Ce système permet à tout appelant de se connecter au service souhaité sans délai, ce qui permet d’améliorer la satisfaction de la clientèle. Si la personne appelée n’est pas disponible à ce moment-là, le système offre à l’utilisateur l’option de patienter ou d’être dirigé vers la messagerie vocale appropriée afin de laisser un message.

Si l’appelant choisit de patienter, le système peut jouer un message enregistré concernant l’entreprise et ses services tout en gardant l’appel en attente durant un certain temps. Ceci permet à vos clients d’en apprendre plus sur votre entreprise lorsqu’ils patientent avant d’être mis en communication avec l’interlocuteur adéquat.

Un système de réception automatisé peut aussi utiliser une base de données pour garder un registre de ses utilisateurs et de leurs noms. Cette fonctionnalité, nommée Répertoire d’entreprise, permet à l’appelant d’appuyer sur les touches correspondant au nom d’un employé afin d’être mis en communication avec son extension. Le système peut aussi être configuré pour annoncer le nom des employés avant d’établir la connexion.

D’un autre côté, si la destination prévue n’est pas une personne, mais un service général tel que l’assistance technique, le service à la clientèle, la comptabilité, les ventes ou autre, l’appelant peut facilement être orienté vers sa destination après avoir écouté un message lui indiquant sur quelle touche appuyer pour contacter le service voulu.

Un système de réception automatisé est une solution offrant une excellente hausse de productivité en réduisant vos coûts et libérant vos employés afin qu’ils puissent effectuer d’autres tâches. 

Un préposé automatique travaille constamment, 7 jours sur 7, même lors des jours de congé, et il peut jouer différents messages en fonction d’une programmation spécifique basée sur un horaire prédéterminé.

De plus, même si votre entreprise est fermée, le système est en mesure de prendre un message de l’appelant, vous garantissant ainsi que vos clients puissent vous joindre, quel que soit l’heure ou le jour de la semaine. 

Ce système peut également recevoir un grand nombre d’appels tout en diminuant le risque d’erreurs humaines en automatisant et simplifiant le processus d’orientation des appels entrants vers leur destination.

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