LES 5 AVANTAGES LES PLUS IMPORTANTS D’UN systÈme de rÉception automatiSÉ

Votre entreprise perd des ventes lorsqu’il n’y a pas de réponse lorsqu’un client tente de vous contacter.

En effet, jusqu’à 80 % des affaires se négocient toujours au téléphone.

De plus, d’après la même source, près de 80 % des clients raccrochent sans laisser de message si personne ne répond à l’appel.

Répondre au téléphone à tout moment et orienter les appels vers le bon département ou vers la bonne personne peut vous accorder un avantage commercial important. Il est d’autre part pratiquement impossible d’avoir une réceptionniste en service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et les centres d’appels représentent une option très coûteuse.

C’est à ce niveau qu’un système de réception automatisé intervient et peut facilement et rapidement orienter et connecter les appels entrants grâce aux menus et directions préenregistrés.

Ceci permet à vos clients de rejoindre rapidement et facilement le département ou la personne en mesure de répondre à leurs besoins et le tout en tenant compte des services disponibles.

Voici les 5 avantages les plus importants qu’un système de réception automatisé offre à votre entreprise.

1. Des économies financières importantes

Les systèmes de réception automatisés aussi connus sous le nom de réception numérique ou réceptionniste automatisé sont communément utilisés pour les économies financières qu’ils vous permettent de réaliser.

Maintenir un centre d’appels ou embaucher plusieurs réceptionnistes (dont le salaire annuel moyen est de 42 000 dollars canadiens) afin de répondre à tous les appels  entraîne de lourds frais financiers à long terme. Les coûts de recrutement, les frais de formation et ainsi de suite deviennent tous des facteurs importants et s’ajoutent aux frais d’exploitation de votre entreprise.

Le service de réception automatisé est inclus gratuitement dans votre service AgileIP. Une fois ce service configuré il est prêt à fonctionner sans avoir besoin de formation supplémentaire ou d’autres frais d’entretien et de formation.

2. Une prise d’appels plus rapide

Répondre rapidement aux appels téléphoniques est crucial pour le succès d’une entreprise.

Utiliser un système de réception automatisé peut avoir un impact important augmentant la productivité de votre entreprise. Ces systèmes proposent une large gamme de fonctionnalités qui éliminent ou réduisent grandement la pression sur votre personnel de réception ou administratif.

Vos clients peuvent obtenir plusieurs réponses à leurs questions automatiquement en suivant les instructions du système. Le système peut aussi les orienter vers le bon service ou la bonne personne automatiquement ce qui signifie que moins d’appels s’égarent et vos clients bénéficient d’un service plus rapide.

Ce temps gagné permet à vos employés de se consacrer davantage aux activités à valeur ajoutée de votre entreprise. Vous libérez également votre ou vos réceptionnistes, leur permettant de réaliser un travail de plus grande valeur ou assister plus rapidement des clients avec des demandes plus complexes.

En outre, un système de réception automatisé bien structuré garantira que vos clients pourront obtenir un service plus rapide en contactant plus rapidement la personne ou le département approprié.

Après tout, pour plusieurs appels entrants de clients parler à votre bureau de réception est une étape supplémentaire superflue pouvant facilement être éliminée offrant connexion plus rapide vers le service ou la personne visé. Ceci peut facilement se traduire par davantage de ventes et un meilleur service à la clientèle.

3. Prise d’appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

Votre entreprise reçoit peut-être des centaines d’appels chaque jour.

Comme nous l’avons noté, ceci entraîne des pertes de temps et peut occasionner une surcharge de travail à certains de vos employés. Cela crée aussi un problème au niveau du filtrage et de la redirection des appels. Le temps d’attente peut rapidement augmenter causant de la frustration et de l’insatisfaction au niveau de votre clientèle.

De plus, lorsque votre entreprise est fermée il est possible que des clients tentent de vous rejoindre sans succès afin d’obtenir des informations. Un système de réception automatisé pourrait facilement répondre automatiquement à plusieurs de ces appels et fournir immédiatement plusieurs informations utiles comme l’adresse et les heures d’ouverture de votre entreprise.

Les systèmes de réception automatisés répondent aux appels facilement et efficacement 24 heures par jour et 7 jours par semaine.

Le système est en mesure de répondre rapidement aux besoins des clients. Dans l’éventualité où votre entreprise est fermée, un client potentiel est tout de même en mesure de rejoindre et laisser un message à la bonne personne rapidement ce qui améliore l’expérience client.

4. Une qualité de service cohérente et des procédures standardisées

Les systèmes de réception automatisés offrent une expérience client cohérente et uniforme.

Puisqu’il s’agit d’un système automatisé, le processus de prise d’appels demeure toujours le même et reste constant suivant à la lettre une procédure standard préétablie.

Votre entreprise peut aussi traiter les appels téléphoniques en dehors des heures d’ouverture tout en suivant la même procédure.

Peu importe l’heure du jour, de la nuit ou le volume d’appels entrants vous pouvez compter sur votre système de réception automatisé pour traiter chaque appel téléphonique efficacement.

Un système de réception automatisé propose la même qualité de service que votre réceptionniste soit disponible ou non.

5. Une image professionnelle

Tous les avantages précédents ont un effet positif sur l’image de votre entreprise et le niveau de professionnalisme projeté.

Les statistiques figurant au début de cet article démontrent combien il peut être désastreux pour une entreprise de manquer des appels téléphoniques. Un système de réception automatisé vous permet d’éviter de perdre des ventes en raison d’appels manqués ou en raison d’un ralentissement du service à la clientèle lié à un volume d’appels trop élevé.

De même, les clients et la clientèle potentielle seront en mesure de rejoindre rapidement le service ou la personne désirée sans attente et auront une meilleure perception de votre entreprise ce qui a un impact direct sur votre réputation.

Vous pouvez facilement mettre en place un système de réception automatisé dans votre entreprise

N’hésitez pas à nous contacter dès maintenant afin de planifier le déploiement de notre système de réponse automatisé dans votre entreprise.

Comme nous l’avons démontré dans cet article, il est vital pour toute entreprise d’être en mesure de répondre rapidement et efficacement aux appels téléphoniques de nouveaux clients ou de clients existants. Une réception automatisée bien structurée constitue un avantage concurrentiel permettant à votre entreprise de réaliser des économies tout en augmentant vos ventes et réduisant vos coûts d’exploitation.