Transfert d’appel

Un transfert d’appel (à ne pas confondre avec un renvoi d’appel) c’est l’action de faire passer un appel externe d’une extension à une autre. En d’autres mots, le transfert permet à votre interlocuteur de parler à un de vos collègues, ou de laisser un message sur une boîte vocale, sans avoir à raccrocher et rappeler. Il y a quatre façons de transférer un appel :

Transfert avec assistance : Vous placez votre interlocuteur en attente pendant que vous appelez la personne à qui l’appel sera transmis afin de savoir si elle est disponible et/ou pour lui donner des détails pertinents avant d’effectuer le transfert. Ceci vous permet en autre de donner au préalable le # de compte ou de client à la personne à qui vous transférez l’appel ou toute autre information pertinente.

Transfert sans assistance (direct) : C’est un transfert direct. Dès que vous effectuez ce transfert, vous êtes libéré de l’appel. Le client sera alors mis en attente pendant que le téléphone de l’extension où vous transférez l’appel sonne. Si la personne à l’extension visée est disponible, elle pourra répondre à l’appel. Si ce n’est pas le cas, l’appel restera sans réponse ou sera transféré à la boîte vocale si l’extension en possède une.

Transfert vers la messagerie vocale : Différentes boîtes vocales peuvent être assignées à différentes extensions. Vous pouvez alors faire un transfert sans assistance à l’une d’entre elles permettant ainsi à votre interlocuteur d’y laisser un message.

Transfert vers l’intercom : Un intercom vous permet d’être entendu par plusieurs personnes via un système de haut-parleurs. Vous pouvez mettre votre client en attente et annoncer la personne qui doit prendre la communication à l’intercom.

LES BÉNÉFICES POUR VOTRE ENTREPRISE

• Un client peut avoir à parler avec plusieurs intervenants dans la gestion d’un même dossier. Les transferts d’appels sont primordiaux au bon fonctionnement d’un travail concerté efficace.
• Le transfert d’appel avec assistance évite de transférer un client à un collègue absent ou dans l’impossibilité de prendre l’appel. Vos clients apprécieront sans aucun doute la délicatesse d’un transfert avec assistance.
• Il est fréquent qu’un client se trompe d’extension. Évitez des frustrations inutiles en redirigeant l’appel facilement tout en vous assurant que votre client parle à la bonne personne, sans raccrocher ou avoir à repasser par la réceptionniste automatisée.