Systèmes VoIP pour petites entreprises au Canada : ce qu’il faut savoir avant d’acheter

Une petite entreprise de deux à vingt employés a besoin d’un système VoIP pour petites entreprises qui gère les appels de façon professionnelle sans nécessiter de personnel informatique dédié pour l’administrer.  Au Canada, la plupart des petites entreprises dans cette taille finissent par adopter un système de téléphonie IP hébergé – un service géré par un fournisseur qui remplace les lignes téléphoniques traditionnelles et le matériel sur site par un système basé sur Internet. La question n’est pas de savoir si la VoIP pour petites entreprises convient, mais de savoir quoi rechercher pour ne pas se retrouver à payer trop cher pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, ni à être lié par un contrat qui survit à vos besoins.

Combien de lignes faut-il à une petite entreprise ?

Une ligne téléphonique dans un système VoIP hébergé correspond à un appel externe simultané – le nombre d’appels extérieurs que votre entreprise peut gérer en même temps. Ce n’est pas la même chose que le nombre d’employés ou de téléphones. Une entreprise de dix employés a rarement plus de quatre ou cinq appels extérieurs simultanés. Le bon nombre dépend de votre volume d’appels, pas de vos effectifs.

Commencer avec moins de lignes et en ajouter au fur et à mesure que les habitudes d’appel se précisent est simple sur un système hébergé – les lignes sont ajoutées par logiciel, sans commander de nouvelles connexions physiques auprès d’un opérateur. Pour une analyse détaillée du fonctionnement de la tarification par ligne, consultez Le coût d’un système VoIP au Canada.

Quelles fonctionnalités VoIP pour petites entreprises comptent le plus ?

Les petites entreprises tirent le plus grand profit des fonctionnalités qui leur permettent d’opérer comme une organisation plus grande. Un accueil automatique achemine les appels entrants vers la bonne personne ou le bon service sans réceptionniste. Le renvoi d’appel et une application de téléphone logiciel permettent aux employés de répondre aux appels professionnels depuis un appareil mobile lorsqu’ils ne sont pas au bureau. La messagerie vocale avec livraison par courriel accélère le suivi des appels manqués.

Ces fonctionnalités sont standard sur la plupart des systèmes VoIP hébergés. La différence entre les fournisseurs réside dans le fait qu’elles sont incluses dans le service de base ou regroupées dans un forfait plus coûteux auquel vous devez souscrire pour y accéder. Vérifiez ce qui est inclus avant de comparer les prix – un tarif mensuel plus bas signifie moins si un forfait de niveau supérieur est requis pour obtenir les fonctionnalités dont votre entreprise a réellement besoin.

À quelles conditions contractuelles une petite entreprise doit-elle s’attendre ?

Les lignes téléphoniques traditionnelles au Canada sont généralement vendues dans le cadre de contrats pluriannuels assortis de frais de résiliation anticipée. La plupart des fournisseurs VoIP au Canada exigent également des engagements annuels ou pluriannuels. Certains fournisseurs fonctionnent de mois en mois sans frais de résiliation – faisant passer le modèle de fidélisation de l’obligation contractuelle à la qualité du service continu.

Lorsqu’on évalue un système VoIP pour petites entreprises, la flexibilité contractuelle compte davantage que pour une grande entreprise. Une entreprise en croissance, en réduction d’effectifs ou en déménagement doit pouvoir ajuster son système téléphonique sans pénalité. Avant de signer, confirmez la durée du contrat, ce qui se passe si vous devez ajouter ou retirer des lignes avant la fin de votre contrat, et s’il y a des frais de résiliation. En vertu des règlements du CRTC, vos numéros de téléphone vous appartiennent, quel que soit le statut du contrat – vous pouvez en effectuer le portage vers un autre fournisseur à tout moment.

À quoi ressemble le déploiement pour une petite entreprise ?

La portée du déploiement varie considérablement selon les fournisseurs. La plupart des fournisseurs expédient les téléphones préconfigurés et laissent le reste à vous ou à votre équipe informatique. Certains fournisseurs VoIP gérés, comme AgileIP, prennent en charge l’installation complète – configuration du système, portage de numéro, approvisionnement des téléphones et formation du personnel – dans le cadre du service standard, sans frais supplémentaires.

Pour une petite entreprise sans ressources informatiques internes, le modèle de déploiement est aussi important que l’éventail de fonctionnalités. Un système qui nécessite une configuration technique après la livraison crée une dépendance envers une aide extérieure. Demandez ce qui est inclus dans le déploiement et si les modifications courantes – ajouter un poste, ajuster le routage des appels, mettre à jour un message d’accueil automatique – nécessitent que vous vous connectiez à un portail ou si le fournisseur les prend en charge pour vous. Avec un fournisseur géré, ces modifications se font par un simple appel téléphonique ou un courriel, plutôt qu’une tâche de configuration de votre côté.

Si vous évaluez un système VoIP pour petites entreprises au Canada et souhaitez comprendre à quoi ressemble une installation gérée, communiquez avec AgileIP pour une consultation gratuite – sans engagement, sans pression.