Messagerie vocale

La messagerie vocale est un système centralisé qui peut stocker les messages vocaux des personnes qui vous contactent via votre système téléphonique VoIP pour entreprise. Ce système est la version numérique du répondeur traditionnel dans lequel était anciennement enregistré et stocké les messages téléphoniques de façon analogique. La messagerie vocale est un service séparé sur lequel les appels sont transférés, reçus et enregistrés numériquement.

Les appels peuvent être transférés sur le service de messagerie vocale pour différentes raisons, la plus fréquente étant l’incapacité pour la personne visée par l’appel de répondre immédiatement. Les messages peuvent être écoutés de votre téléphone IP, de votre cellulaire, de votre téléphone de maison ou de votre boîte de courrier électronique. Si personne ne peut répondre à un appel, peu importe le contexte, la messagerie vocale est l’outil par excellence pour prendre la relève.

LA MESSAGERIE VOCALE VERS LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE

Les études prouvent que le temps de réponse à une demande d’un client potentiel est directement lié à l’efficacité d’un département des ventes. Il est également prouvé que le taux de satisfaction des clients lors d’interactions avec votre département de service à la clientèle est directement lié à la rapidité à laquelle une demande est traitée. C’est pourquoi l’envoi de vos messages vocaux via courriel est maintenant un outil incontournable contribuant au bon fonctionnement de vos opérations.

Recevoir instantanément un message vocal où que vous soyez vous permet de répondre plus rapidement aux demandes de client. Cette rapidité peut grandement améliorer le temps de réponse de votre équipe lorsqu’un client laisse un message vocal. À l’inverse, l’enthousiasme d’un client chute drastiquement si les délais s’étirent. Comme le travailleur moyen peut passer de 2 à 4 heures par jour à consulter sa messagerie électronique (courriel) et que le télétravail est une réalité omniprésente et en forte croissance, il est désormais primordial d’avoir la possibilité de recevoir vos messages vocaux par courriel et l’option de les écouter rapidement en tout temps où que vous soyez.

LES AVANTAGES D’UNE MESSAGERIE VOCALE VOIP

• Message d’accueil par défaut : Utilisez un message standard général. Exemple : « La personne que vous désirez joindre n’est pas disponible pour le moment, veuillez laisser un message et nous vous contacterons dans les plus brefs délais. »
• Message d’accueil personnalisé : Enregistrez un message personnalisé. Exemple : « Vous avez bien rejoint la boîte vocale de John Smith, je suis en vacances jusqu’au 3 janvier, veuillez me laisser un message et je vous contacterai dès mon retour. »
• Notification de message vocal par courriel : Recevez une notification par courriel vous avisant lors de la réception d’un nouveau message vocal.
• Transfert du message vocal directement à votre courriel : Recevez le fichier audio, par courriel, du message reçu sur votre boîte de messagerie vocale vous permettant de l’écouter immédiatement.
• Transfert vers l’opérateur à partir de la messagerie vocale : Lorsque l’appelant est transféré à votre boîte de messagerie vocale, offrez l’option de transfert vers la réception en appuyant sur le zéro que ce soit pour les urgences ou les clients préférant l’option de parler immédiatement avec quelqu’un.

COMMENT ENREGISTRER VOS MESSAGES

Vos messages d’accueils peuvent être enregistrés de différentes manières :

• Enregistrement professionnel : Faites-nous parvenir le script du ou des messages à enregistrer. Vous pourrez choisir le type et le timbre de voix que vous désirez. Un professionnel procédera à l’enregistrement en studio.
• Enregistrement par téléphone : Enregistrez vous-même vos messages personnalisés de messagerie. La procédure est simple : nous vous fournissons un numéro à composer et vous n’avez qu’à contacter ce numéro et dicter vos messages. Notre système enregistrera ces derniers et un de nos spécialistes configurera par la suite les messages aux endroits appropriés.
• Faites-nous parvenir des enregistrements existants : Vous avez en votre possession des enregistrements personnalisés pour chaque boîte vocale et désirez les réutiliser? Faites-nous parvenir les fichiers audios et le tour est joué.