Numéro d’entreprise ou cellulaire personnel : avez-vous vraiment besoin d’un numéro d’entreprise ?

Pour une entreprise d’une seule personne qui reçoit quelques appels par jour, un cellulaire personnel peut suffire, et bien des entreprises démarrent exactement ainsi. La question est de savoir à quel moment il ne suffit plus. La réponse se présente généralement à un moment précis : la première embauche, le premier employé qui s’en va, le premier client qui appelle un samedi à 22 h, la première semaine de vacances du propriétaire pendant laquelle le téléphone ne dérougit pas. Ce guide compare le numéro d’entreprise et le cellulaire personnel dans les situations qui se présentent réellement, et explique comment un numéro d’entreprise peut quand même sonner sur le même cellulaire.

Le numéro appartient à la personne qui possède le téléphone

Quand un représentant, un technicien ou une réceptionniste donne son numéro de cellulaire personnel aux clients, chacun de ces clients a désormais une ligne directe vers une personne, et non vers l’entreprise. Quand cette personne part, les contacts des clients pointent toujours vers un téléphone que l’entreprise ne contrôle pas. Certains clients suivent la personne chez son nouvel employeur sans même l’avoir décidé ; ils appellent simplement le numéro qu’ils ont.

Un numéro d’entreprise inverse la situation. Les clients appellent l’entreprise, l’entreprise achemine l’appel vers la personne qui s’en occupe ce jour-là, et quand le personnel change, rien ne change pour le client. Le numéro est un actif de l’entreprise, inscrit sur son enseigne, ses factures et ses fiches en ligne, et il reste en place.

Un numéro personnel une fois donné l’est pour de bon

Un numéro de cellulaire donné pour le travail se retrouve sur les soumissions, les portières des véhicules, les cartes professionnelles, les fiches en ligne et dans les téléphones de centaines d’autres personnes. Impossible de le reprendre. Des années plus tard, un ancien client ou le système automatisé d’un fournisseur l’appelle encore, à toute heure, bien après que le propriétaire a voulu que son téléphone redevienne personnel.

Un numéro d’entreprise garde le numéro personnel privé dès le premier jour. Il peut aussi être cédé à un successeur, ce qui n’est pas le cas d’un numéro inscrit au forfait cellulaire personnel de quelqu’un.

Une personne, un téléphone

Un cellulaire personnel est une seule ligne vers une seule personne. Quand le propriétaire est déjà au téléphone, l’appelant suivant tombe sur la boîte vocale. Quand deux personnes se partagent le travail, elles ne peuvent pas se partager le téléphone. Il n’existe aucun moyen pratique de transférer un appelant à un collègue, de faire patienter deux appelants chacun à leur tour, ou de faire aboutir un message dans une boîte de réception que n’importe qui peut consulter.

Derrière un numéro d’entreprise, il y a un système téléphonique qui fait tout cela : un groupe de sonneries qui fait sonner deux ou trois téléphones à la fois pour que la première personne libre réponde, une réceptionniste automatisée qui accueille l’appelant et l’achemine, une messagerie vocale par courriel qui permet d’écouter un message en quelques minutes plutôt qu’en fin de journée. Chez AgileIP, ces fonctionnalités sont incluses avec chaque ligne. Le guide sur les raisons pour lesquelles les petites entreprises manquent des appels les présente une à une.

Au cellulaire, les clients ne respectent pas les heures d’ouverture

Un numéro de cellulaire invite les appels à toute heure, et l’appelant qui tombe sur une boîte vocale personnelle à 21 h ne sait pas si l’entreprise est fermée ou si on l’ignore. Beaucoup ne laissent pas de message.

Un numéro d’entreprise a un horaire. Pendant les heures d’ouverture, les appels font sonner les téléphones de l’équipe. En dehors de ces heures, l’appelant entend l’horaire, se voit proposer de laisser un message vocal qui arrive par courriel, ou joint une personne de garde si l’entreprise le souhaite. La soirée du propriétaire reste tranquille, et les appelants ont quand même un moyen de joindre l’entreprise.

L’image que l’entreprise projette au premier appel

Le premier appel est souvent la première impression. Un numéro local d’entreprise qui répond avec un message d’accueil de l’entreprise, ou une réceptionniste automatisée qui nomme l’entreprise et propose un court menu, donne l’image d’une entreprise établie. Un numéro de cellulaire qui aboutit à un message d’accueil personnel donne l’image d’une activité secondaire, que ce soit juste ou non. Pour l’appelant qui compare trois entrepreneurs ou trois cliniques, cette impression peut faire pencher la balance.

La croissance se prépare plus facilement dès le départ qu’après coup

La première embauche est le moment où la plupart des propriétaires découvrent le problème. Faire passer les clients d’un numéro de cellulaire personnel à un numéro d’entreprise après coup, c’est réimprimer le matériel, mettre à jour les fiches en ligne et espérer que les clients changent le numéro qu’ils ont enregistré. Commencer avec un numéro d’entreprise, c’est faire de la première embauche, du deuxième établissement et de l’éventuelle passation de l’entreprise de simples changements d’acheminement plutôt que des campagnes.

Un numéro d’entreprise peut quand même sonner sur votre cellulaire

Avoir un numéro d’entreprise ne veut pas dire traîner un deuxième téléphone ni rester derrière un bureau. Deux options permettent de continuer à utiliser le cellulaire tout en gardant le numéro personnel privé :

• Un numéro autonome du service Numéro unique. Pour l’entreprise qui n’a pas encore de système téléphonique, le service Numéro unique est un numéro d’entreprise local qui fait sonner un ou plusieurs cellulaires en même temps, avec une seule boîte vocale. Il est offert comme service autonome, de sorte qu’une entreprise d’une ou deux personnes peut avoir un numéro d’entreprise sans acheter de système téléphonique. Les appels qui passent par ce service s’affichent avec un préfixe, ce qui permet de reconnaître un appel pour l’entreprise avant d’y répondre ; les rappels faits à partir du composeur du cellulaire affichent le numéro personnel.
• Un téléphone logiciel sur un système téléphonique. Pour l’entreprise qui a un système téléphonique VoIP hébergé, le téléphone logiciel AgileIP installe la ligne de l’entreprise sur le cellulaire : les appels entrants au numéro de l’entreprise font sonner l’application, et les appels faits à partir de l’application affichent le numéro de l’entreprise. Il fonctionne sur Android, iOS, Mac et PC, partout au Canada, et est offert à la carte avec toute ligne AgileIP.

La comparaison complète du renvoi d’appel, de la fonction Trouvez-moi / Suivez-moi, du téléphone logiciel et du service Numéro unique se trouve dans le guide pour faire sonner un numéro d’entreprise sur un cellulaire.

Quand un cellulaire personnel suffit

Une entreprise dirigée par une seule personne, sans projet d’embauche, qui reçoit assez peu d’appels pour n’en manquer aucun et qui accepte que les clients gardent indéfiniment son numéro personnel peut fonctionner avec un cellulaire. Beaucoup le font. Dès que l’une de ces conditions change, le numéro d’entreprise est la solution, et il est plus facile de le mettre en place avant le changement qu’après.

Certains fournisseurs, comme AgileIP, offrent les deux voies : un numéro autonome du service Numéro unique pour l’entreprise qui a seulement besoin d’un numéro faisant sonner quelques téléphones, et un système téléphonique hébergé, au mois, sans engagement pluriannuel ni pénalité de départ, pour l’entreprise qui a dépassé ce stade. Une demande de soumission précise le nombre de lignes et la configuration de l’une ou l’autre option, sans obligation.