7 avantages du fax électronique par rapport aux télécopieurs traditionnels

Qu’est-ce qu’un e-fax ou e-télécopie ? Un fax internet, télécopie en ligne ou e-fax est un type de télécopie qui est acheminé via le l’internet en utilisant le protocole IP pour la transmission de la télécopie (fax) au lieu d’une machine de fac traditionnelle utilisant une ligne téléphonique.

Vous avez peut-être pensé que les télécopieurs avaient pris le chemin de la cabine téléphonique publique, celui de l’obsolescence… ?

Le fait est que, bien que les courriels soient devenus un moyen populaire d’envoyer des documents, de nombreuses industries dépendent encore des télécopieurs pour transmettre des documents.

Quelle est la meilleure manière de télécopier ? Beaucoup d’entreprises utilisent encore des télécopieurs traditionnels, mais elles manquent certains avantages du fax électronique.

Lisez la suite et découvrez les principaux avantages de l’utilisation du fax électronique par rapport aux télécopieurs traditionnels.

1. Vitesse et aspect pratique

Les télécopieurs traditionnels ont tendance à ralentir les choses et à rendre vos employés moins productifs.

Le fax électronique propose la capacité de faxer des documents et de les recevoir de partout rapidement.

Ceci en fait une excellente option pour les entreprises qui dépendent de l’envoi rapide et efficace de documents, et qui souhaitent orienter rapidement un fax entrant vers la personne adéquate.

2. Une sécurité améliorée et une restriction simple de l’accès aux télécopies que vous recevez

La sécurité des données est une inquiétude majeure pour la plupart des entreprises. Une brèche potentielle de sécurité des données est d’avoir des données sensibles sur papier facile soit sur un bureau ou dans un classeur. Habituellement, les documents faxés arrivant via un télécopieur partagé sont aussi d’un accès facile pour quiconque passe par là, et peuvent être lus par toute personne ayant physiquement accès au télécopieur lui-même. Il ne s’agit pas d’un scénario idéal pour sécuriser des documents.

En outre, les télécopieurs traditionnels eux-mêmes, s’ils sont connectés à votre réseau, peuvent introduire des risques de sécurité potentiels en permettant par inadvertance à des pirates informatiques d’accéder, dans certains cas, à votre réseau d’entreprise.

Les services de fax électroniques ne sont pas directement connectés à votre réseau, diminuant ainsi la surface d’attaque potentielle sur celui-ci. Ceci peut vous aider à maintenir la sécurité de votre réseau.

3. Écologique et sans papier

Votre entreprise est-elle fière d’être écologique ? Vous pouvez afficher les valeurs de votre entreprise en utilisant un fax électronique au lieu d’un télécopieur traditionnel.

Cela vous évite d’imprimer des documents pour les faxer, puis de ranger les documents dans un classeur. C’est la même chose lorsque vous recevez des documents par fax puisqu’ils sont déjà au format électronique ; vous pouvez donc facilement les consulter puis les archiver sans avoir à les imprimer au préalable. Vous économisez du papier, ce qui aide à sauver nos forêts et vous aide également dans vos efforts visant à créer un environnement sans papier au sein de votre entreprise. Vous pouvez aussi réduire considérablement votre usage en cartouches d’encre ce qui représente des économies supplémentaires tout en aidant l’environnement.

4. Réduction de vos coûts d’opération

Combien dépensez-vous pour votre télécopieur ? Il y a le coût de la machine elle-même, des lignes téléphoniques, des cartouches d’encre et de l’entretien qu’il faut tenir en compte.

Les fax électroniques ne sont pas gratuits, mais ils coûtent bien moins que les télécopieurs traditionnels, particulièrement si vous faxez peu de pages par mois. Grâce à nos forfaits de fax électroniques, vous payerez un montant mensuel de base comprenant une certaine quantité de pages, et vous êtes facturé à l’usage par la suite si vous dépassez la quantité de pages prévue dans votre forfait. Vous pouvez également facilement changer de forfait en fonction de vos besoins afin d’éviter d’avoir à payer des frais supplémentaires pour les pages excédentaires chaque mois.

5. Une plus grande fiabilité

Les télécopieurs traditionnels sont susceptibles aux problèmes tels que le bourrage de papier, des pannes pouvant signifier leur mise hors ligne, tout cela pouvant se traduire par des pertes d’opportunités commerciales.

L’envoi de fax électroniques constitue une solution simple qui ne repose pas sur une machine unique pour fonctionner, le service est toujours en ligne et hébergé dans un environnement robuste afin de prévenir les arrêts dus à des pannes d’électricité et autres événements pouvant  survenir dans vos bureaux.

6. Les fax électroniques s’adaptent à la croissance de votre entreprise

Vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une situation où les employés font la queue pour utiliser le télécopieur. Au fur et à mesure que votre entreprise croît et change, vos besoins en télécopie changeront également. Notre solution de fax électronique peut facilement s’adapter pour recevoir plus d’utilisateurs.

Également, si votre entreprise à des activités saisonnières, vous avez peut-être plus d’employés devant faxer des documents lors de votre haute saison. Lors de votre saison plus tranquille, vous avez des machines et des ressources qui sont sous-utilisées.

Grâce à notre solution de fax électronique, vous pouvez facilement ajouter et supprimer des employés de votre système de fax. Vous pouvez aussi partager le même compte avec plusieurs utilisateurs si les documents faxés que vous recevez ne sont pas confidentiels.

Si vous traitez des données sensibles, vous pouvez avoir plusieurs numéros de fax et attribuer un numéro à chaque utilisateur afin de séparer les informations.

Notre système de fax électronique est très simple et peut facilement s’adapter à la croissance de votre entreprise.

7. Conserver votre numéro de fax actuel

Nous nous assurons que vous conserviez votre numéro de fax actuel lorsque vous passez au fax électronique. Le transfert vers notre service de fax électronique est simple, et nous nous assurons que vous conserviez votre numéro de fax actuel.

Le fax électronique est une meilleure solution

Faxer des documents est un aspect nécessaire d’une activité commerciale. La manière dont vous faxez vos documents peut faire une différence au niveau des activités de votre entreprise.

Le fax électronique offre de la souplesse, une adaptabilité, un aspect pratique et de la vitesse à un prix abordable. Êtes-vous prêt à passer d’un télécopieur traditionnel au fax électronique ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour une consultation gratuite.

Besoin d’assistance ?

Nous offrons une consultation gratuite afin d’évaluer vos besoins et vous aider à faire un choix éclairé.