Les avantages des conférences téléphoniques

En 2013, le voyage d’affaires moyen pour les entrepreneurs canadiens coûtait près de 656 $.

Les entreprises peuvent réduire leurs frais de voyages grâce à une solution simple qui est souvent négligée : les conférences téléphoniques. Continuez votre lecture pour connaître les avantages des voyages virtuels via les conférences téléphoniques.

Définition d’une conférence téléphonique

Une conférence téléphonique réunit, pour résumer, des groupes de personnes sur le même appel. Elle permet à des personnes se trouvant dans des endroits différents de participer à la même réunion et de partager des idées en décrochant simplement le téléphone de leur bureau au lieu de traverser le pays ou des océans. Les participants peuvent aussi rejoindre une conférence téléphonique en utilisant leur téléphone portable ou toute ligne téléphonique traditionnelle ou VoIP.

Les conférences téléphoniques vont de soi lorsqu’il est impossible, trop coûteux ou inutile de rencontrer quelqu’un en personne. Elles permettent à deux personnes ou plus (parfois des centaines) de communiquer simultanément et travailler efficacement. Les conférences téléphoniques existent encore, car elles demeurent à ce jour la manière la plus simple, accessible et utile de contacter et de se connecter à des personnes du monde entier sans utiliser de technologies compliquées. Ce service ne dépend pas d’ordinateurs ni de connexions Internet pouvant être problématiques pour certaines personnes en déplacement ou situées dans des endroits où ces technologies peuvent être compliquées à mettre en place voir inaccessibles.

De l’argent économisé

Les conférences téléphoniques économisent de l’argent de différentes façons. Elles éliminent le besoin de voyager et éliminant par la même occasion les dépenses liées. Lorsque vous utilisez une conférence téléphonique, vous n’avez plus besoin d’un billet d’avion, de restaurants coûteux et d’une pièce ou d’un lieu où vous rencontrer.

Vous pouvez partager vos idées depuis le confort de votre propre bureau, qu’il soit chez vous ou dans votre entreprise, et vous pouvez collaborer avec votre collègue de Londres sans même vous déplacer.

Les conférences téléphoniques constituent également la manière la plus écologique de communiquer vocalement sur le lieu de travail.

Des économies de temps

Lorsque vous avez une réunion de travail, que ce soit autour d’un café en ville avec un collègue ou à l’autre bout du pays, vous passez des minutes, des heures et même des jours précieux à voyager. Vous passez aussi beaucoup de temps précieux à organiser le voyage.

Lorsque vous utilisez les conférences téléphoniques, vous notez la réunion sur votre calendrier, vous appelez un numéro au moment approprié et vous participez à votre réunion. Vous économisez par le fait même un nombre incalculable d’heures, et même de jours.

Vous devez toutefois utiliser intelligemment votre temps lors d’un appel, tout comme dans une réunion. Rédigez un ordre du jour avant de débuter l’appel, puis respectez-le respectant ainsi le temps de chaque participant à l’appel.

Diminution du stress

Voyager cause du stress. Allez-vous tomber sur des embouteillages ou votre vol sera-t-il retardé ? Parfois, rencontrer les gens face à face provoque aussi du stress, que ce soit pour vous ou votre client. Chaque participant à une réunion peut s’inquiéter à propos d’une multitude de sujets de la ponctualité jusqu’aux vêtements qu’ils vont porter.

Lorsque vous utilisez une conférence téléphonique, vous éliminez la plus grande partie de ce stress. Vous n’attendez plus dans la queue au guichet, espérant que votre vol n’est pas retardé.

Lorsque vous utilisez une conférence téléphonique, vous vous concentrez sur les idées présentées, et non sur l’apparence des participants. Vous éliminez les éléments pouvant causer de l’anxiété tout en mettant en lumière les vrais sujets.

Vous pourriez bien sûr essayer d’utiliser les conférences vidéo, mais la technologie peut souvent se révéler capricieuse. Rien ne frustre plus les participants que de perdre une connexion au milieu d’une importante discussion. Vous souhaitez aussi éviter autant que possible une situation au cours de laquelle votre client ne peut accéder à votre « réunion », que ce soit parce qu’il a des problèmes d’ordinateur ou qu’il ne possède pas les compétences nécessaires pour se connecter. Ce type de situation peut parfois suffire à vous faire perdre un contrat important.

Un bon système de conférences téléphoniques est extrêmement simple à utiliser, garantissant que chaque participant peut se connecter sans difficulté de façon fiable. Ce service utilise plusieurs serveurs pour que vous puissiez profiter d’un son de haute qualité et vous connecter où que vous soyez et où que soit votre client.

Simple et efficace

Les conférences téléphoniques constituent la méthode la plus intuitive, simple et efficace de collaborer avec un groupe de personnes séparées par une grande ou une petite distance. Elles nécessitent un simple appel vers un numéro de téléphone dédié, et la connexion est faite.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la manière de mettre en place des conférences téléphoniques efficaces.

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